ANDMEKAITSETINGIMUSED

21.09.22

 

Kohila vald (Kohila Vallavalitsuse kui kohaliku omavalitsuse üksuse asutuse kaudu) töötleb isikuandmeid vaid kohalikul omavalitsusel lasuvate ülesannete täitmiseks ning seadusega lubatud ulatuses. Kohaliku omavalitsuse üksuse ülesanded tulenevad eelkõige kohaliku omavalitsuse korralduse seadusest ja muudest õigusaktidest, mille täitmine eeldab isikuandmete, sealhulgas tundliku ja eraelulise teabe, kasutamist. Isikuandmed on igasugune teave, mis võimaldab isikut tuvastada. Isikuandmete töötlemine on isikuandmete või nende kogumiga tehtav mistahes toiming.

Isikuandmete töötlemisel lähtub Kohila Vallavalitsus isikuandmete kaitse üldmäärusest, isikuandmete kaitse seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest. Andmekaitsetingimused on kokkuvõtlik ülevaade isikuandmete töötlemise toimingutest.

Andmekaitsetingimused ei hõlma juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist, samuti isikuandmete töötlemist võõrastel võrgulehtedel, millele valla võrgulehel viidatakse (välislingid).

Kohila Vallavalitsuse andmekaitsespetsialist on Laidi Suumann. Vallavalitsuse hallatava asutuse andmekaitse eest vastutab vastava asutuse juht. Andmekaitset puudutavate küsimustega võib pöörduda vallavalitsuse poole e-postil vallavalitsus@kohila.ee, tel 489 4760 või kirjalikult Vabaduse 1, Kohila 79804 Rapla maakond.

 

Isikuandmete töötlemine

1. Selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude esitamine (kirjavahetus).

  1. Isiku algatusel selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude saamise korral kasutatakse isikuandmeid vaid vastamise eesmärgil. Täiendavate järelpärimiste puhul avaldatakse andmed eesmärgi täitmiseks vajalikus ulatuses.
  2. Kirjavahetus registreeritakse dokumendiregistris. Füüsilisest isikust kirja saatja või saaja nime ei avalikustata, dokumendiregistri avalikus vaates on nähtavad saatja või saaja initsiaalid. Juriidilise isiku või asutuse nimel kirjutades, tuleks kasutada vaid tööalaseid kontaktandmeid, kuna sellisel juhul on andmed dokumendiregistris avalikud.
  3. Kui kiri sisaldab eraelu puutumatust kahjustada võivat teavet või muid andmeid, millele juurdepääs ei ole seaduse alusel lubatud, kehtestatakse sellele juurdepääsupiirang. Juurdepääsupiirangute kehtestamise alused on sätestatud avaliku teabe seaduse paragrahvis 35.

2. Kaebuse või vaide esitamine.

  1. Kaebuse või vaide esitamisel kasutatakse isikuandmeid nimetatud asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldatakse kaebuse või vaide esitaja isikuandmeid ainult asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.
  2. Menetlusdokumentide kättetoimetamine toimub kas reeglina krüpteerimata e-posti või posti teel liht- või tähitud kirjana. Kasutatakse aadressiandmeid, mille isik on asutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.
  3. Seaduse kohaselt on kaebuste või vaiete andmestik nähtav dokumendiregistri avalikus vaates. Füüsiliste isikute andmeid ei avalikustata, nähtavad üksnes eraisiku nime initsiaalid.

3. Väärteomenetluses osalemine.

  1. Väärteomenetluses töödeldakse menetlusosaliste ja teiste isikute isikuandmeid väärteomenetluse läbiviimise eesmärgil, juhindudes väärteomenetluse ja kriminaalmenetluse seadustikest.
  2. Väärteoteate esitaja andmed avaldatakse teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Tunnistaja anonüümsust ei tagata. Menetlusosalised saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras.
  3. Väärteomenetluse läbiviimiseks kasutatakse e-toimiku infosüsteemi, sh toimub andmevahetuse teiste asutustega. Juurdepääs konkreetsele toimikule on võimaldatud menetlusosalistele ja pädevatele ametiisikutele ID-kaardiga sisse logides.
  4. Jõustunud väärteootsused registreeritakse karistusregistris. Juurdepääsu karistusregistri andmetele reguleerib karistusregistri seadus.
  1. Kohila valla veebi kasutamine, küsitlused, hääletused, päringud telefoni teel.
    1. Võrgulehtede külastamise andmeid töödeldakse isikustamata kujul külastusstatistika tegemiseks.
    2. Küsitlusel osalemisel avaldatakse andmeid statistika tegemiseks ainult isikustamata kujul. Küsitluste puhul, millele vastajate vahel loositakse välja auhindu, töödeldakse andmeid ainult vastajaga ühenduse võtmiseks.
    3. Kaasava eelarve hääletusel kasutatakse isikuandmeid vaid õigustatud isiku tuvastamiseks ning hääletamistulemuste kindlakstegemisel isikustamata kujul.
    4. Asutuse telefonile helistamisel kasutatakse isikuandmeid üksnes helistaja poolt avaldatud ulatuses helistajale info andmise eesmärgil.

5. Tööle kandideerimine

  1. Tööle kandideerimisel kasutatakse isiku poolt avaldatud isikuandmeid töökohale sobivuse hindamiseks. Vajadusel kogutakse täiendavat teavet avalikest allikatest, millega on isikul on õigus tutvuda ja esitada selgitusi või vastuväiteid.
  2. Kandidaatide avaldusi dokumendiregistrisse ei kanta ning teavet isikute konkurssidel osalemise kohta ei avaldata. Juurdepääs dokumentidele võimaldatakse valikuprotsessiga seotud isikutele.
  3. Kui kandideerija on oma dokumentides esitanud teiste isikute andmeid, eeldatakse, et nende edastamisel on lähtutud isikuandmete kaitse seadusest ning asutusel on õigus dokumentides nimetatud isikutega ühendust võtta.
  4. Mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitatakse vaidlustamistähtaja jooksul (üks aasta).

 

 

Isikuandmete edastamine ja säilitamine

  1. Ametiasutustes ning omavalitsusorganite töös avaldatakse isikuandmeid ainult asja lahendamiseks hädavajalikus ulatuses. Kui asja lahendamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse andmed nimetatud asutusele isikut teavitades.
  2. Juurdepääsupiiranguga dokumendile teabenõude esitamisel otsustatakse dokumendi väljastamise võimalikkus, tagades juurdepääsupiiranguga teabe kaitse. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust.
  3. Juurdepääsupiiranguga dokument väljastatakse ainult seadusest tuleneval õiguslikul alusel (nt uurimisasutus või kohus).
  4. Isikuandmete töötlemise põhimõtte kohaselt töödeldakse isikuandmeid seni, kuni see on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik.
  5. Dokumentide säilitamistähtajad kehtestatakse Kohila Vallavalitsuse ja hallatavate asutuste dokumentide loetelus. Dokumente säilitatakse ette nähtud säilitustähtaja lõpuni või arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.

 

Isiku õigused

  1. Isikul on õigus tutvuda tema kohta kogutud andmetega. Andmete väljastamisest keeldutakse üksnes juhul, kui see võib:
  • ​kahjustada teise isiku õigusi või vabadusi,
  • kahjustada avaliku korra kaitset või riigi julgeolekut,
  • takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuse täideviimist.
  1. Isikul on õigus saada isikuandmete esitamisel teada:
  • kes vastutab andmetöötluse eest,
  • millisel õiguslikul alusel ja mis eesmärgil neid andmeid töödeldakse,
  • kas neid andmeid edastatakse kellelegi, sh kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile, ning kust tuleneb kohustus seda teha,
  • kui kaua neid andmeid säilitatakse.

Kui andmed ei pärine isikult endalt, siis on isikul lisaks eeltoodule õigus teada milliseid isikuandmeid töödeldakse ning kust need andmed pärinevad.

3.    Isikul on õigus esitada oma isikuandmete töötlemise kohta vastuväide.

4.    Isikut teavitatakse kui tema andmeid hakatakse töötlema muul kui algselt esitatud eesmärgil.

5.    Isikul on õigus

  • nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist ja kustutamist (v.a siis, kui neid töödeldakse juriidilise kohustuse täitmiseks, avaliku võimu teostamiseks või avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks),
  • nõuda isikuandmete töötlemise piiramist (v.a siis, kui neid töödeldakse juriidilise kohustuse täitmiseks, avaliku võimu teostamiseks või avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks),
  • nõuda, et tema isikuandmete alusel ei tehtaks tema kohta automatiseeritud otsust,
  • võtta isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek tagasi (kui andmete töötlemine põhines nõusolekul).
  1. Isiku taotlusele vastatakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul pärast taotluse saamist. Vastuse edastaks taotluses esitatud või muul, eelkõige elektroonilisel viisil.
  2. Isikul on õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtusse, kui tema õigusi on põhjendamatult piiratud või rikutud.
  3. Rikkumisest teavitatakse Andmekaitse Inspektsiooni viivituseta ja võimaluse korral 72 tunni jooksul pärast rikkumisest teadasaamist, v.a juhul, kui rikkumine ei kujuta endast tõenäoliselt suur ohtu füüsilise isiku õigustele ja vabadustele. Suure ohu korral andmesubjekti õigustele ja vabadustele teavitatakse andmesubjekti vajalike meetmete kasutusele võtmiseks.

 

Toimetaja: LAIDI SUUMANN